Wie ben je?
Mijn naam is Heidi Offerman-Kwakman van Secretariaat Volendam. Ik ben geboren en getogen in Volendam. Ik ben getrouwd en heb twee zoontjes, 3 en 5 jaar oud.
Wat doe je?
Ik werk als juridisch secretaresse en ben eigenaresse van het bedrijf: Secretariaat Volendam.
Hoe is dat zover gekomen?
Veel Volendammers kennen mij misschien nog van mijn werk als reisadviseuse. Ongeveer dertien jaar geleden heb ik de overstap gemaakt naar de advocatuur en ben als juridisch secretaresse aan de slag gegaan. Ik heb bij een aantal grote advocatenkantoren en een klein strafrechtkantoor in Amsterdam gewerkt.
In september 2013 heb ik besloten om naast mijn toenmalige baan een eigen bedrijf te starten: Secretariaat Volendam. Een flexibele freelance secretaresse op afstand. Oftewel, een virtuele assistent.
Hoe help je jouw klanten?
Ik help mijn klanten op afstand en uiteraard desgewenst op locatie. Men noemt het ook “Het Nieuwe Werken”. Ik ben een virtuele secretaresse, dus alles gaat via de e-mail of de “Cloud”. Alles gaat tegenwoordig via internet en is dus overal toegankelijk. Zo kan ik op afstand in het systeem van mijn klanten door middel van een eigen accountnaam en wachtwoord. Zo simpel is het. En thuis heb ik een eigen kantoor ingericht met alle voorzieningen die nodig (kunnen) zijn. Als een advocaat bijvoorbeeld een tekst digitaal heeft gedicteerd (of tekst op een bandje aanlevert) kan ik dat thuis gewoon uitwerken en versturen. Ik heb tevens de apparatuur om documenten in meervoud te kopiëren, in te binden en te versturen.
Ik kan alle administratieve taken voor klanten verrichten. Zelfs (digitaal) filen en/of archiveren behoort tot één van mijn diensten, ook wanneer dit op locatie dient te gebeuren. Ook kan ik voor bedrijven hun website bijwerken en up to date houden.
Zelfs ondernemers die een eigen onderneming willen starten en geen idee hebben waar ze moeten beginnen kunnen van mijn diensten gebruik maken. Ik help ze graag op weg met alles wat daarbij komt kijken.
Tevens kan Secretariaat Volendam als postadres fungeren. De post komt bij mij binnen en ik scan het in. De klant ontvangt het dezelfde dag nog per mail. Ik heb ook al ideeën voor de toekomst om eventueel uit te breiden met een telefoonservice.
Waar haal je motivatie uit?
Ik wil graag de mensen helpen die mijn hulp nodig hebben. Een aantal advocaten waar ik voorheen voor heb gewerkt zijn bijvoorbeeld voor zichzelf begonnen, zonder secretaresse. Dat bracht mij op het idee om een bedrijf op te starten zodat ik er toch voor ze kan zijn als ze iemand nodig hebben. Daar is super enthousiast op gereageerd en inmiddels werk ik met een aantal van hen (weer) samen! Secretaresse is een dienstverlenend beroep en ik vind het leuk om mee te denken of zelfs vooruit te denken. Ik zoek overal een uitdaging in en dat maakt dat ik altijd gemotiveerd ben. Ik hou van duidelijkheid en transparantie en ook een goede communicatie vind ik erg belangrijk.
Wat zou je nog willen bereiken?
Ik zou graag meer mensen/bedrijven willen overtuigen van het feit dat een goede secretaresse geen “kostenpost” is, maar juist zorgt voor een efficiëntere manier van werken, dus uiteindelijk zelfs winstgevend kan zijn. En vooral met mijn bedrijf Secretariaat Volendam wil ik laten zien dat een secretaresse in dienst nemen voor iedereen haalbaar is. Je betaalt namelijk alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren, dus je hoeft niemand voor hoge kosten in loondienst te nemen.
Tevens zou ik graag mijn diensten verder willen uitbreiden, zoals hiervoor al genoemd. Een telefoonservice voor bedrijven (ook zzp’ers) is één van mijn ideeën, zodat men tijdens kantooruren verzekerd is van een professioneel eerste aanspreekpunt voor cliënten.
Wat zou je nooit meer doen met de kennis van nu?
Denken dat ik onmisbaar ben. Niemand is onmisbaar. Toen ik bijvoorbeeld de eerste keer met zwangerschapsverlof ging had ik veel last van mijn verantwoordelijkheidsgevoel. Ik vond het verschrikkelijk om de praktijk “achter te laten”. Uiteraard ging alles zonder mij gewoon door. Ik streef er altijd naar om alles zo te regelen dat iedereen elkaars werk blindelings kan overnemen bij afwezigheid. Dus ook hier is het weer een kwestie van duidelijkheid en transparantie.
Wat zouden de PalingProfs moeten doen om elkaar nog sterker te maken?
Wat Edwin Bond hiervoor al noemde: actievere bijeenkomsten organiseren. Mensen in kleine groepjes bij elkaar laten komen zodat we elkaar beter leren kennen en weten wat we voor elkaar zouden kunnen betekenen. Wellicht dat we ook meer naamsbekendheid kunnen creëren buiten de dorpsgrenzen. Ik help graag mee om de PalingProfs echte “profs” te maken.
Aan wie geef je de pen door?
Ik geef de pen door aan Crelis Schilder van FaCS Dienstverlening & Trading. Heb je promotieartikelen of relatiegeschenken nodig? Bel Crelis en hij komt met de meest originele ideeën! Veel mensen weten volgens mij nog niet wat FaCS precies is, dus Crelis zet hem op!